VENTURA COUNTY— In the 22 years that David Valenzuela has been in the County Clerk-Recorder’s office, he has seen many changes in the procedures and technology for processing Ventura County’s hundreds of thousands of vital records and property documents each year.
“When I started in 1999, we were using a system called AtPac, which was high-tech for that time. However, it was not as robust as we first thought,” Valenzuela, now the Clerk-Recorder Division Manager, said. “In 2003, we implemented a new system called AmCad, and in 2006, we had a major upgrade, and we have kept this system for the last 15 years.”
The time finally came in 2021 that a new system was needed.
“We’d reached a point this year where the existing system was no longer keeping up,” Ventura County Clerk-Recorder Mark Lunn said. “As the county grows, both in population and development, our system has to be equally robust to meet the demand.”
After completing the County’s standard bidding process, the Clerk-Recorder’s Office selected software from public sector experts Tyler Technologies as its new solution.
Tyler’s Eagle Recorder and Eagle Clerk solutions, which went live on Nov. 1, will reduce the number of manual steps county staff will need to perform for each record, leading to faster, more accurate processing, higher productivity, and even reduce work-related injuries. The public portal, Eagle Self-Service, allows residents to search and access public records either online or using a kiosk in the clerk’s office, increasing transparency and accessibility for the public.
“Along with faster service and processing, these products have the highest security available, which is more important now than ever before,” Lunn said.
The software features a new service, Fraud Guard, which is now available to property owners in Ventura County. By registering for Fraud Guard, a free service, owners can receive notification whenever someone attempts to record a document for their property.
“Our new Fraud Guard service is an effective tool that helps protect Ventura County property owners,” Valenzuela said. “They can sign up and if a document is recorded in our office that matches their name or property, an e-mail notification is sent alerting them that a document was recorded in our office.”
“If it’s a fraudulent activity, they can take action to protect themselves.”
Another new improvement in the Clerk-Recorder’s Office is an online appointment system. When COVID-19 shutdowns closed the Ventura County Government Center to the public in March 2020, Lunn knew that ceasing the office’s operations was not an option.
“People still need to get marriage licenses, they still need copies of birth or death certificates, they still need to close property sales. COVID or not, people still need to be able to conduct their business,” Lunn said. “I’m proud to say our office never closed during the shutdowns, our staff found a way to continue to serve the public by appointment and it worked so well; we have continued the practice.”
Although these changes have required much adjustment by the staff and patience from the public, Valenzuela said he hopes the improvements are apparent.
“Every one of our staff members strives to provide the best service possible, and by having the right tools, we can give everyone who approaches our counters a first-class experience,” he said.
***
CONDADO DE VENTURA – – Durante los 22 an?os que David Valenzuela ha estado en la oficina del Secretario-Registrador del Condado, e?l ha observado muchos cambios en los procedimientos y la tecnologi?a para procesar los centenares de miles de documentos vitales y registros de propiedades del Condado de Ventura cada an?o.
“Cuando empece? en 1999, esta?bamos usando un sistema llamado AtPac, cual era de alta tecnologi?a para este tiempo. Sin embargo, no era tan resistente como pensemos en el principio,” dijo Valenzuela, el gerente de la Divisio?n de Secretario-Registrador ahora. “En 2003, implementamos un nuevo sistema llamado AmCad; y en 2006, tuvimos una actualizacio?n mayor, y hemos quedado con este sistema por los u?ltimos 15 an?os.”
El tiempo llego? finalmente en 2021 que era necesario un sistema nuevo.
“Lleguemos a un punto este an?o donde el sistema existente ya no manteni?a al di?a,” dijo el Secretario- Registrador Mark Lunn. “Mientras crezca el condado, tanto la poblacio?n como el desarrollo, nuestro sistema debe ser igual de resistente como exige la demanda.”
Despue?s de completar la licitacio?n esta?ndar del Condado, la Oficina del Secretario-Registrador selecciono? como su solucio?n nueva el software de Tyler Technologies, quienes son expertos en el sector pu?blico.
Las soluciones de Tyler, Eagle Recorder y Eagle Clerk, cuales se pusieron en marcha el primero de noviembre, reducira?n el nu?mero de pasos manuales que los empleados del condado tendra?n que hacer para cada documento, cual guiara? a un proceso ma?s ra?pido y preciso, mejoras de productividad, y au?n reducir las heridas resultadas del trabajo. El portal pu?blico, Eagle Self-Service, permite a los residentes a buscar y acceder a los archivos pu?blicos por el internet o al usar quiosco en la oficina del secretario, cual aumenta la transparencia y accesibilidad para el pu?blico.
“Junto con el servicio y el procedimiento ma?s ra?pido, estos productos tienen la seguridad ma?s alta disponible, cual es ma?s importante que nunca,” dijo Lunn.
El software esta provisto de un servicio nuevo, Fraud Guard, cual es disponible a los propietarios en el Condado de Ventura. Al registrase para el Fraud Guard, un servicio gratuito, los propietarios pueden recibir notificacio?n cuando alguien atenta a registrar un documento para su propiedad.
“Nuestro servicio nuevo de Fraud Guard es una herramienta eficaz que ayuda a proteger a los propietarios del Condado de Ventura,” dijo Valenzuela. “Ellos pueden inscribirse y si un documento ha
sido registrado en nuestra oficina que iguala a su nombre o propiedad, se le mandara? una notificacio?n por correo electro?nico avisa?ndoles que un documento ha sido registrado en nuestra oficina.
“Si es una actividad fraudulenta, ellos pueden tomar accio?n para protegerse.
Otro nuevo mejoramiento5 en la Oficina del Secretario-Registrador es un sistema de citas en li?nea. Cuando la clausura del COVID-19 cerro? el Centro del Gobierno del Condado de Ventura al publico en marzo del 2020, Lunn supo que cesar las operaciones de la oficina no era una opcio?n.
“La gente todavi?a necesita obtener licencias para casarse, todavi?a necesitan copias del acta de nacimiento o defunto, todavi?a necesitan cerrar la venta de su propiedad. COVID o no, la gente todavi?a necesita tener la habilidad de conducir sus negocios,” dijo Lunn. “Estoy orgulloso a decir que nuestra oficina nunca cerro? durante la clausura, nuestro personal encontro? la manera de continuar a atender al pu?blico al hacer citas y funciono? muy bien; hemos continuado esta pra?ctica.”
Aunque estos cambios han requerido muchos ajustes por el personal y paciencia del pu?blico, Valenzuela dijo que e?l espera que las mejoras esta?n patentes.
“Cada miembro de nuestro personal se esfuerza para proporcionar el mejor servicio posible, y al tener la herramienta correcta, podemos dar a todos los que llegan a nuestra oficina una experiencia de primera clase,” e?l dijo.